Bordrolama ve Özlük İşleri
Bordrolama; personele dair tüm bordrolama, güncel yasalara ve mevzuata uygun bildirgeler hazırlama, ödemeler, raporlama, hesaplama ve belgelendirme işlemidir.
Bordrolama yapılırken şirketlerin tüm çalışanlarının maaşları ve yan hakları esas alınarak bordrolar hazırlanır. Resmi kurumlara ödenmesi gereken tutarlar belirlenir ve yasal bildirimler yapılır.
Bordrolama; tüm bu hesaplama ve bildirimleri, hizmet alan şirket adına mevzuat kuralları çerçevesinde gerçekleştirmek anlamına gelir. Bu da hizmet alan şirketin söz edilen işlemlerin yasal sonuçlarını ve risklerini Bordrolama hizmeti veren şirkete yansıtması anlamını taşır.
Bordrolama Hizmet İçeriği
Bordrolama; personelin işe girişinden işten çıkışına kadar olan bütün süreçlerin yürütülmesini kapsar.
• Personelin; işe giriş işlemleri, işten çıkış işlemleri yapılır, kıdem ve ihbar tazminatını varsa hesaplanır.
• E-bildirgeler hazırlanır ve tahakkukları yapılır.
• Eksik gün formları hazırlanır, iş gücü çizelgeleri bildirimleri yapılır.
• Firmanın muhasebe ve finans departmanları tarafından istenilecek raporlar düzenlenir.
• Muhasebe fişinin hazırlanmasının yanında firmamıza aktarılan bilgiler dahilinde, firmanızın ihtiyaç duyduğu raporlar hazırlanarak paylaşılır.
SSS (Sıkça Sorulan Sorular)
- Bordrolama Hizmeti İle İlgili Merak Edilenler
Bordroyu ‘‘outsource’’ etmenin faydaları nelerdir?
Bordroyu outsource etmek, ücret gizliliğinin korunmasını sağlar. Firmanızı ceza yükünden kurtarır. Operasyonel yükünüzü dolayısıyla maliyet yükünüzü azaltır. Çok ciddi bir iş yükü olan bordrolama hizmeti sürecinin insan kaynakları departmanınızın üzerinde olmaması, departmana zaman kazandırarak insan kaynakları etkinlerinden verim almanızı sağlar. Bodrolama hizmetini outsource etmek, süreçleri yönetecek yetkinlikte bir personeli istihdam etmenize gerek bırakmaz. Böylece personel yetiştirme maliyetini ortadan kaldırır. Yetiştirdiğiniz elemanın işten ayrılması durumunda süreçlerin tıkanma noktasına gelme riskini önler. Deneyimli personele kolayca ulaşma avantajı sağlar. Personelin işten ayrılması sonucu aksayabilecek süreçleri engelleyerek işin sürekliliğini mümkün kılar. İşiniz için en önemli konulardan biri olan iş hukuku ve Sosyal Sigortalar Kanunu çerçevesindeki mevzuat hakkında bilgi vererek, danışmanlık ihtiyacınızı karşılar. Büyük bir önem taşıyan, personelle ilgili alınacak kararlar ya da uygulamalar konusunda, genel olarak yasa ve yönetmelikler okunarak işin içinden çıkılamamaktadır. Yasanın nasıl uygulanacağı ve sonrasındaki sonuçlar hakkında çok fazla kaynak bulunamamaktadır. Bordrolama hizmeti veren firmamızın bilgi birikimi, deneyimi ve uzmanlığı sayesinde karşılaşılan durumlarla alakalı nasıl bir yol izlemeniz gerektiğiyle ilgili detaylı bir şekilde bilgi sahibi olursunuz. Bordroları outsource ederek, aynı zamanda bir insan kaynakları yazılımının kullanımına ücretsiz sahip olursunuz. Bu sistemle personellerinizin tüm özlük bilgilerini ve izin durumlarını takip edebilir ve çeşitli raporlar alabilirsiniz. Böylece yazılım maliyetinden ve her sene yapılmasını gereken bakımın maliyetinden tasarruf edersiniz.
Süreçler outsource edildiğinde sistem nasıl işler?
Bordrolama hizmeti almaya karar verdiğinizde, şirketinizin bordrolama işlemlerine ilişkin tüm bilgiler Pernet (tedarikçisi) ile paylaşılır. Hizmet veren şirketten alınan bilgiler kullanılarak alt yapıda işlenir, ortaya çıkan sonuçlar hizmet alan şirkete raporlanır. Tüm hesaplama kuralları ve diğer bildirimler konusunda her iki tarafın uzlaşması sonrası hizmet veren şirket düzenli olarak bordrolama hizmetini gerçekleştirmeye başlar. Hizmetin başlamasıyla birlikte; ilgili şirkette işe başlama, işten ayrılma, çalışanın pozisyonu, çalışma yeri, çalışanın diğer tüm hakları vb. değişen durumlar ve tüm çalışanlarla ilgili gerekli işlemler, hizmet veren şirket tarafından gerçekleştirilir. Hizmet alan şirkete mevzuat ve şirket politikalarının gerektirdiği genel ya da özel her türlü raporlama belirlenen periyod ve içeriğe bağlı olarak hizmet veren şirket tarafından yapılır. Bordro listeleri, maaş icmalleri, muhasebe raporları, banka ödeme listeleri, Bordrolama hizmetinin sağladığı raporlardan bir kısmıdır.
Özlük dosyalarının saklanması nasıl yapılır?
Personel özlük dosyalarınızın fiziki olarak firmanızın merkezinde bulunma zorunluluğundan dolayı firmanız tarafından tutulup kendi bünyenizde muhafaza edilmesi gerekir. Özlük dosyası, olası bir denetleme durumunda istenen belgeler arasında yer aldığından denetleme anında gösterilmesi zorunludur. Bizler, personel özlük dosyalarınızın içerisinde neler olması gerektiği ile ilgili danışmanlık yapıyor ve bu konuyla ilgili denetleme süreçlerinizin sorunsuz geçmesini sağlıyoruz. İş birliği halinde olduğumuz firmalara sağladığımız insan kaynakları yazılımı sayesinde personel özlük bilgilerinizin sistemde tutulması sağlanmaktadır. Böylece yöneticilere, insan kaynaklarına ve çalışanlara vereceğiniz kullanıcı adı ve şifreyle tüm özlük bilgilerinize internet ortamından yetkili kişilerce ulaşılabilir, personel raporlarınız düzenlenebilir. Bu sistem ile farklı yetkilendirmelerle kimlerin, ne kadar bilgiye ulaşabileceği düzenlenebilir.
Muhasebe dosyaları hazırlıyor musunuz?
İş birliği halinde olduğumuz firmaların, finans veya muhasebe departmanlarının ihtiyacı olan raporlar, firmaların politikaları çerçevesinde, istenilen formatın, takvimin seçilmesiyle ve hazırlanmasına karar verilmesiyle tarafımızca hazırlanır.
Kullandığımız bir sistem var. Bu sistemle entegre olabilir misiniz?
Firmanızın kullandığı programın kabul edebileceği formatta raporlar hazırlayabildiğimizden sisteminize sorunsuzca aktarım sağlayabiliriz. Ayrıca firmanızın kullandığı sistemin, bizlerin kullandığı sistemi tanımasını isteyerek, karşılıklı veri akışının sağlanmasını talep edebilirsiniz. Böyle bir durumda ara yüz yazarak, sistemlerin birbirini tanımasına olanak sağlıyoruz.
Personel bordrolarının dağıtımını nasıl yapıyorsunuz?
Personel bordrolarınızın dağıtımı, firmanızın talebine göre şekillenmektedir. Personelinize verilecek kullanıcı adı ve şifre ile kendi bordrosunu görüntüleyebilmekte ve çıktısını alabilmektedir. Kullanılan yazılım web tabanlı olduğundan istediğiniz yerde görüntüleme yapabilirsiniz. Diğer bir yöntem ise çalışanlarınıza bordrolarını mail olarak göndermektir. Ayrıca, insan kaynakları departmanının, basılı ya da mail yoluyla toplu gönderim yapabilmesi de bir başka seçenektir.
İşe giriş çıkışları siz mi yapıyorsunuz, ne kadar sürede gerçekleştiriyorsunuz?
Firmalara verdiğimiz hizmetler arasında en hassas konulardan biri de işe giriş çıkış süreçleridir. Firmanız adına, işlemin yapılmasını istediğiniz personellerin bilgisinin bizlere ulaşmasını takiben giriş ya da çıkış bildirgeleri ve beraberinde hazırlanması gereken tüm hesaplamalar düzenlenir. Özellikle işten çıkışlarda konunun hassasiyetinden dolayı kıdem ve ihbar tazminatlarının hesaplanması ve ibraname düzenlenmesi acil olabilmektedir. Böyle durumlarda bizler, firmanızın beklentileri, yasal düzenleme ve süreler çerçevesinde işlemleri gerçekleştirmekteyiz.
Devletin sağladığı teşvikleri bizim adımıza siz mi takip ediyorsunuz?
Firmaların çoğu sağlanan teşvikler hakkında yeteri kadar bilgi sahibi olmadığından maalesef yararlanamamaktadır. Bazı teşviklerde yapılabilecek hatalar diğer teşvikleri de etkileyebileceğinden dolayı bunun yetkin kişiler tarafından yapılması gerekmektedir. Konunun hassasiyetinden dolayı teşvik konusu bizler için önemli başlıklardan bir tanesidir. Bu çerçevede firmanız adına, alabileceğiniz olası teşviklerin uygulamaya alınmasını sağlamaktayız. Bordrolama hizmetinin içerisinde teşviklerin takip edilmesi, firmalara maddi yönden ciddi kazanımlar sağlamaktadır. Hatta bu kazanımlar firmaların ödedikleri danışmanlık bedelinden de yüksek olabilmektedir.
Personellerin izin takibini nasıl yürütüyorsunuz?
Firmalara sağladığımız insan kaynakları yazılımı içerisinde aynı zamanda izin takip ve onay modülü bulunmaktadır. İzin modülünü kullanmak isterseniz, personelin izin bilgilerini, organizasyon şemasını ve izin politikalarını bizlerle paylaşmanız gerekir. Bizler de bu bilgileri sisteme tanımlarız. Bu bilgiler sisteme tanımlandıktan sonra kullanımınıza hazır olmaktadır. Personel, kullanıcı adı ve şifresi ile sisteme bilgilerini girerek izin talebini gönderir. Bu izin talebi herhangi bir izin türünde olabilir. (Taşınma, mazeret, yıllık, doğum vb.) Bu talep başta tanımlanan organizasyon şemasında belirtilen yöneticisine gönderilir. Eş zamanlı olarak insan kaynakları birimi de onaya gönderilen izin bilgisini takip edebilir. Bu sistem sayesinde firmalar personelin izin durumlarını daha sistemli bir şekilde takip edebilmekte ve raporlayabilmektedir.
Ne tür raporlamalar alabiliyoruz?
İş birliği yaptığımız firmalara standart olarak hazırladığımız raporlar bulunmaktadır. Bunlardan belli başlı olanlarını sayacak olursak; muhasebe raporları, masraf merkezi veya departman bazında maliyet raporları, yıllık izin ve kıdem yükü gibi raporları sayabiliriz. Bu raporların dışında bizler, firmanın talebi ve ihtiyacı doğrultusunda bizde olan bilgiler dahilinde istenilen raporları da hazırlamaktayız. Çünkü her firmanın kendi bünyesinde takip ve talep ettiği raporlar farklılık göstermektedir.
Bütçe çalışma döneminde destek alabiliyor muyuz?
Her firmanın önemli iş yüklerinden biri de bütçe çalışma dönemleridir. Bu dönemde, özellikle personel maaş zammı varsayımlarının hesaplanması ve bütçelenmesi önemli bir kalem oluşturmaktadır. Bizler, firmaların ihtiyaçları ve talepleri doğrultusunda personel bütçelerinin oluşturulmasında, çeşitli senaryolar ve varsayımlarla çalışmalar yaparak firmalara destek sağlamaktayız.
Farklı dönemde prim gibi avans gibi ödemeleri yapabiliyor muyuz?
Her firmanın maaş ödeme politikaları, avans kullandırıp kullandırmadığı, prim ödeyip ödemediği farklılık göstermektedir. Bu farklılıklar çerçevesinde bizler, firmanın politikalarına göre uygulamaları yönetmekteyiz.
İstediğimiz zaman sizin sisteminize girebiliyor muyuz?
Web tabanlı yazılım programı kullandığımız için istediğiniz zaman, istediğiniz ortamda sisteme kendi kullanıcı adınız ve belirlediğiniz şifrenizle giriş yapabilirsiniz.
Ne tür bir yazılım kullanıyorsunuz?
İş ortaklığı yaptığımız firmalara, bordrolama hizmeti sağlamanın yanı sıra insan kaynakları yazılımı kullanımını da ücretsiz olarak sunmaktayız. Bu yazılım sayesinde firmalar, tüm personelin özlük bilgilerini ve izin durumlarını takip edebildikleri gibi bu bilgiler dahilinde çeşitli raporlar alabilme imkanına da sahip olmaktadırlar. Kullandığımız sistem web tabanlı olduğundan firma yetkilileri ve çalışanları istedikleri ortam ve zaman diliminde sisteme giriş yapabilirler. Sistem kurgulanırken, farklı yetkilendirmelerle bilgilere ulaşma imkanı tanınmaktadır. Örneğin; insan kaynakları birimi, tüm personelin bilgilerine ulaşırken, çalışanlar sadece kendi özlük bilgilerine ulaşabilir.
Bu yazılımdan biz de faydalanabiliyor muyuz?
Yazılımdan müşterimiz olan firmalar ücretsiz bir şekilde faydalanabilirken, danışmanlık desteği almayıp sadece yazılım desteği almak isteyen firmalar da olmaktadır.
Bilgi güvenliğini nasıl sağlıyorsunuz?
İş ortaklarımızın, hizmet ve sorumluluklarını yerine getirirken firma ile ilgili her türlü yazılı bilgi ve belgeyi hiçbir şekilde üçüncü kişi veya kuruluşlara açıklamadığımız gibi, edinilen bilgilerin kesin bir gizlilik içinde tutulması yönünde gerekli tüm önlemleri almaktayız. Firmalarımızla ve kendi çalışanlarımızla da gizlilik sözleşmesi imzalamaktayız. Firmaların bilgileri her günün sonunda yedeklenerek sistemimizde arşivlenmektedir. Afet durumuna göre Farklı lokasyonlarda back-up serverlerımız bulunmaktadır. Aynı zamanda bilgi güvenliği ile ilgili ISO 27001 – 2013 kalite belgemiz bulunmaktadır.
Puantajı nasıl topluyorsunuz?
Firmanın, ay içinde bordroya konu olacak değişkenlerini bizimle paylaştığı duruma puantaj denir. Puantajın hazırlanabilmesi için, önceden paylaşılan puantaj dosyasının maaş ödeme gününden en az iki gün önce firmaya hizmet veren danışmanla paylaşılması gerekir. Firmanın bizlerle iletişimde olan çalışanı tarafından puantaj tablosu hazırlanır ve paylaşılır.
Mevzuat konusunda danışmanlık veriyor musunuz?
Firmaların personel işleyişi ile ilgili en çok ihtiyaç duyduğu konu iş hukuku ve Sosyal Sigortalar Kanunu çerçevesinde uygulama esaslarındaki bilgi ihtiyacıdır. Bu konuda firmalara sunduğumuz etkin Mevzuat Danışmanlığı sayesinde personel uygulamalarını sorunsuz ve yasalara uygun gerçekleştirmelerini sağlıyoruz.
